Política de tratamiento de datos personales

1. Quién responde por tus datos

El responsable del tratamiento es el club deportivo que opera bajo el nombre Madrid F.C. Malagón, con sede en Km 5.3 Variante Mosquera - Madrid, Madrid, Cundinamarca.

Razón social

Por definir

NIT

Por definir

Domicilio

Carrera 2 # 1A Bis - 10, Barrio Jazmines, Madrid, Cundinamarca

Correo para habeas data

madridf.c@hotmail.com

Teléfono

318 348 9418

El área encargada de atender peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales es la administración del club, en la dirección y el correo anteriores.

2. Qué datos recogemos

Según para qué te relaciones con el club, guardamos:

• Del jugador o la jugadora: nombres y apellidos, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, género, EPS, RH, dirección, teléfono de contacto, categoría, posición, número de camiseta, fotografía y observaciones médicas que el acudiente nos informe.
• Del acudiente: nombres y apellidos, tipo y número de documento, parentesco, teléfonos, correo, dirección y ocupación, y las autorizaciones que otorga (retiro del menor, uso de imágenes, atención médica de urgencia).
• De equipos externos que compiten en los torneos Casa Blanca: nombre, cédula y número de camiseta de cada integrante inscrito, y los datos del delegado del equipo.
• De quien nos escribe: nombre, correo, teléfono y el contenido del mensaje o de la PQR. En el formulario de contacto también queda registrada la dirección IP y el navegador desde el que se envió, como control de abuso.
• Del personal del club con acceso al panel: nombre, correo, teléfono y rol.

3. Para qué los usamos

• Inscribir y matricular jugadores, y asignarlos a su categoría por año de nacimiento.
• Organizar entrenamientos, convocatorias, planillas de partido y habilitaciones para torneos.
• Inscribir equipos y jugadores ante las ligas y los torneos en los que compite el club.
• Cobrar la inscripción y las mensualidades, y llevar la cartera del club.
• Comunicarnos con el acudiente por temas deportivos, administrativos, de pago o de urgencia.
• Responder peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
• Publicar resultados, tablas de posiciones, noticias y galería del club — las imágenes, solo con la autorización de uso de imagen del acudiente.
• Cumplir obligaciones legales, contables y las que exijan las ligas y federaciones.

No usamos los datos para publicidad de terceros ni los vendemos.

4. Datos de menores de edad

Casi todos los jugadores del club son niños, niñas y adolescentes. Conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y a la Sentencia C-748 de 2011, sus datos solo se tratan con la autorización previa del padre, la madre o el representante legal, atendiendo al interés superior del menor y respetando sus derechos fundamentales.

Por eso el formulario de inscripción exige que el acudiente marque expresamente su autorización, y el sistema guarda la fecha, la dirección desde la que se dio y la versión de esta política que estaba publicada en ese momento. Esa autorización puede revocarse en cualquier momento por los medios de la sección 7.

Las fotografías de los menores no son archivos públicos: se guardan en un almacenamiento privado y solo las ve el personal del club autorizado para esa categoría. Su publicación en la galería o en redes del club requiere la autorización de uso de imagen del acudiente, que puede retirarse cuando quiera.

5. Datos sensibles

La EPS, el RH y las observaciones médicas son datos sensibles según el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, y las fotografías de menores también reciben ese trato. Entregarlos es facultativo: nadie está obligado a autorizar su tratamiento. Los pedimos únicamente para poder atender una urgencia en la cancha y para cumplir los requisitos de habilitación de las ligas, y el acceso a ellos está restringido dentro del sistema.

6. Tus derechos como titular

El artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 te reconoce el derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos frente al club.
• Solicitar prueba de la autorización que otorgaste.
• Ser informado, si lo pides, sobre el uso que le hemos dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando consideres que incumplimos la ley (después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo con nosotros).
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos, salvo cuando exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservarlos.
• Acceder gratuitamente a tus datos.

7. Cómo ejercer esos derechos

Escribe a madridf.c@hotmail.com, o radica una PQR en malagon-fc.com/pqr, indicando tu nombre, tu documento, qué solicitas y una dirección de respuesta. Si actúas como acudiente, dinos también el nombre del menor.

• Consultas: respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles. Si no alcanzamos, te explicamos por qué y atendemos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento.
• Reclamos: respondemos en un máximo de quince (15) días hábiles. Si no alcanzamos, te informamos los motivos y la fecha en que atenderemos, que no pasará de ocho (8) días hábiles más.

Mientras un reclamo está en trámite, el dato queda marcado como «reclamo en trámite» en nuestros registros.

8. Cómo los protegemos

• El panel administrativo exige usuario y contraseña, y cada persona ve solo lo que su rol permite: un entrenador únicamente alcanza los datos de sus propias categorías.
• Las contraseñas se guardan cifradas y deben tener mínimo diez caracteres con letras y números.
• Toda la comunicación con el sitio viaja cifrada (HTTPS).
• Las fotografías de menores se almacenan fuera de la carpeta pública del servidor y se entregan solo a quien tiene sesión iniciada y permiso sobre esa ficha.
• El sistema registra quién creó y quién modificó cada ficha.
• Se hacen copias de seguridad periódicas de la base de datos y de los archivos.

9. Cuánto tiempo los guardamos

Conservamos los datos mientras dure la relación con el club y, después, durante el tiempo que exijan las obligaciones contables, tributarias y deportivas aplicables. Cumplido ese plazo, o cuando el titular revoque su autorización y no exista deber legal de conservación, los datos se suprimen o se anonimizan.

10. Con quién los compartimos

• Ligas, federaciones y organizadores de torneos: los datos mínimos de habilitación de los jugadores convocados (nombre, documento, fecha de nacimiento, carnet).
• Proveedores tecnológicos: el servicio de hosting y el de correo saliente, que procesan los datos por cuenta del club y bajo sus instrucciones.
• Autoridades: cuando lo exija una orden judicial o administrativa.

Fuera de esos casos, no entregamos datos personales a nadie más.

11. Vigencia y cambios

Esta política rige desde la fecha de su publicación en este sitio y se mantiene mientras el club trate datos personales. Las bases de datos se conservan por el tiempo indicado en la sección 9.

Si cambiamos algo de fondo, publicaremos la nueva versión en esta misma página y volveremos a pedir la autorización cuando la ley lo exija.